Управленческая отчетность

Управленческий баланс — один из трех главных отчётов для внутреннего пользования, который даёт ответ на три главных вопроса: сколько денег вложено в бизнес, их источники (пассивы) и где размещены (активы).

Для управления компанией руководителю оперативно необходимо понимать финансовое состояние компании. Управленческий баланс составлен по принципу предоставления информации в режиме реального времени с допустимой погрешностью для руководителей с целью своевременного принятия управленческих решений, обеспечивающих устойчивое финансовое состояние предприятия.

Преимущества отчета Управленческий баланс в типовой версии:

■ не нужны дополнительные ресурсы для настройки;

■ Управленческий баланс на основе оперативного учета показывает данные, которые берет из регистров управленческого учета и, соответственно, не зависит от формирования проводок и закрытия периода;

■ структура и статьи отчета Управленческий баланс настроены в типовой конфигурации, при необходимости их можно изменить в рамках установленных возможностей.

Типовой отчет Управленческий баланс ориентирован на получение сводной информации, но при этом имеет ограниченные возможности в части аналитики учета. В случае ведения управленческого учета в валюте, отличной от валюты регламентированного учета, суммы определяются на момент проведения документа и не переоцениваются, также возможны объективно обусловленные погрешности округления. Ниже рассмотрены особенности отображения отдельных показателей. Если указанные особенности и ограничения типового управленческого баланса не подходят для использования, то можно рассмотреть альтернативные механизмы:

■ Кастомизированный (в рамках проекта внедрения системы) управленческий баланс с требуемой детальностью и глубиной аналитики, учитывающий специфику предприятия, средствами подсистемы бюджетирования.

■ Управленческий баланс на счетах регламентированного учета (Управленческий учет на плане счетов регламентированного учета) и использование стандартных бухгалтерских отчетов.

■ Управленческий баланс при использовании подсистемы Международный финансовый учет. Подробнее прочитать можно:Генератор финансовых отчетов.

Отчет Управленческий баланс можно сформировать при использовании функциональных опций Формировать управленческий баланс и Учитывать прочие активы и пассивы (меню НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов - Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат).

Управленческий баланс ведется в валюте управленческого учета.

Подробнее о валюте регламентного и управленческого учетов можно ознакомиться в статье: Валюты учета.

В отчете Управленческий баланс на статьях активов/пассивов отражаются суммы в валюте управленческого учета, которые определяются на момент выполнения хозяйственных операций и далее не переоцениваются в связи с изменением курса.

Также в настройках отчета Управленческий баланс есть выбор валюты. При выборе валюты отличной от валюты управленческого учета будет режим пересчета управленческих сумм на дату составления отчета (вне зависимости от периода указанного в настройках отчета). Необходимо загрузить курс валюты (раздел НСИ и Администрирование- см. также – Валюты – конкретная валюта – Курсы валют - Загрузить), в которой формируется баланс на текущую дату, иначе курс валюты будет взят последний загруженный на момент формирования отчета.

Внимание

В отчете возможны расхождения по ряду статей, что может вызвать нарушение баланса. В текущей реализации некоторые данные изначально не ведутся в валюте управленческого учета, а считаются в нее пересчетом из валюты операции:

■ подарочным сертификатам;

■ переданной/принятой возвратной таре;

■ товарам к оформлению в отчетах комитенту.

Структура отчета определяется списком статей активов и пассивов, а также списком групп статей активов и пассивов (раздел Финансовый результат и контроллинг – Управленческий баланс – Статьи активов и пассивов). Порядок отражения статей и группировка статей задаются иерархией указанного списка. Порядок следования групп и элементов настраивается кнопками  Переместить элемент вверх и  Переместить элемент вниз, а также путем изменения значения Группа статей в карточках группы и статьи.

Предопределенные статьи активов и пассивов, использующиеся для формирования управленческого баланса, в списке статей помещены в группу верхнего уровня Статьи управленческого баланса. В отчетах Управленческий баланс, Управленческий баланс (контроль) и Финансовое состояние, в которых статьи управленческого баланса выводятся с иерархией, группа верхнего уровня Статьи управленческого баланса скрывается из результата.

Внимание

Несколько отличий отчета Управленческий баланс от регламентированного отчета Бухгалтерский баланс приведены в таблице:

Управленческий баланс ведется по статьям активов и пассивов по принципу двойной записи на регистре «Активы и пассивы» в соответствии с встроенной учетной моделью. После проведения документов, отражающих типовые операции, статья активов и пассивов автоматически подставляется в регистр «Активы и пассивы».

Примечание

В отдельных случаях предусмотрена возможность указания конкретной статьи активов и пассивов. Такой механизм будет рассмотрен ниже.

Для пользователей отчета Управленческий баланс изучение регистров не обязательно.

Пример отражения данных на регистре накопления «Активы и пассивы» в разрезе статей активов и пассивов документа Реализация товаров и услуг приведен на рисунке.

Хозяйственные операции, не покрытые типовыми учетными механизмами оперативного учета, ведутся на прочих статьях активов и пассивов, которые пользователь заводит самостоятельно под потребности учета в организациях. Введенные пользователем статьи активов и пассивов не будут помечены  «желтой точкой» в списке Статьи активов и пассивов.

Чтобы ввести новую статью, необходимо: ввести наименование; определить, в какой группе статей будет находиться новая статья; выбрать тип статьи; выбрать аналитику; определить выводить обороты в управленческом балансе или нет.

Для статей активов и пассивов с установленным флагом Выводить обороты в управленческом балансе будут показаны все обороты за отчетный период.

Также возможен ввод новых групп статей активов и пассивов.

В некоторых оперативных документах есть возможность выбрать вместо статьи доходов и расходов статью активов и пассивов, в частности:

■ Приобретение услуг и прочих активов

■ Реализация услуг и прочих активов

■ Поступление безналичных денежных средств с видом операции Прочее поступление

■ Списание безналичных денежных средств с видом операции Прочий расход

■ Приходный кассовый ордер с видом операции Прочее поступление

■ Расходный кассовый ордер с видом операции Прочий расход

Пример возможности выбора статьи активов и пассивов в документе Приобретение услуг и прочих активов приведен на рисунке.

Есть два документа, обеспечивающие отражение прочих начислений: Отражение прочих доходов и расходов (раздел Финансовый результат и контроллинг - Доходы и расходы, финансовый результат) и Движение прочих активов и пассивов (раздел Финансовый результат и контроллинг – Управленческий баланс).

Документ Отражение прочих доходов и расходов по управленческим и регламентированным (или только по одной) суммам одновременно позволяет делать двойную запись между статьями активов и пассивов и статьями доходов и расходов, а также для регламентированного учета делает бухгалтерские проводки.

Документ Движение прочих активов и пассивов позволяет увеличивать/уменьшать суммы по статьям активов и пассивов за счет другой статьи активов и пассивов или за счет уменьшения/возникновения доходов и расходов, но только в управленческом учете. Выполняемая в документе операция определяется выбором значений в группе полей Тип движений. Табличная часть документа заполняется вручную пользователем. Состав табличной части определяется значениями, выбранными в группе полей Тип движений. Если операцию также необходимо отразить в регламентированном учете, тогда необходимо оформить дополнительный документ Операция (регл. учет) (меню Регламентированный учет - Бухгалтерский и налоговый учет).

Документ Движение прочих активов и пассивов формирует движения в регистры оперативного учета прочих активов и пассивов. Если в группе Тип движений выбрано изменение активов/пассивов за счет уменьшения/возникновения доходов или расходов, тогда документ формирует движение в соответствующий регистр Прочие доходы или Прочие расходы соответственно.

При нажатии два раза левой клавишей мышки на любую ячейку баланса появится возможность сформировать карточку актива/пассива или дополнительный отчет, отличный для каждой статьи.  Например, ведомость по денежным средствам, ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц, ведомость расчетов с клиентом, ведомость расчетов с поставщиками, расчеты между организациями по продажам, себестоимость товаров, доходы и расходы и т.п.

Чтобы сформировать отчет Ведомость по товарам, нужно два раза нажать левой клавишей мышки по строке Товары управленческого баланса. Данный отчет можно сформировать в валюте управленческого учета по себестоимости, как с НДС, так и без НДС.

В контекстном меню (при нажатии правой клавишей мышки на любую ячейку баланса) можно воспользоваться стандартными командами Расшифровать… и т.п.

Предопределенные статьи управленческого баланса настроены в большей части без аналитики. В отчет Управленческий баланс аналитика не выводится.

Примечание

При создании новой статьи пользователь может ввести аналитику к статьям активов и пассивов. Посмотреть движение по аналитикам к статьям активов и пассивов возможно через отчет Оборотно-сальдовая ведомость активов и пассивов (меню Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату- Управленческий баланс).

В управленческом балансе данные по товарным остаткам формируются в валюте управленческого учета с НДС, а данные об основных средствах выводятся без НДС.

Отличие управленческого учета с НДС и регламентированного учета без НДС представлено на схеме ниже.

В управленческом балансе отдельные статьи активов и пассивов для аналога счета учета «входящего» НДС не применяются, себестоимость и выручка считаются, включая НДС. При этом выплата налогов в бюджет идет на выделенную статью Налоги с аналитикой НДС. Такие платежи по НДС в управленческом учете должны периодически закрываться за счет прибыли документом Движение прочих активов и пассивов переброской по статьям Налоги и Прибыли и убытки.

Формирование управленческого баланса по группе компаний с исключением внутренних оборотов не предусмотрено. При формировании управленческого баланса по нескольким организациям соответствующие статьи суммируются. Например, если сформировать баланс одновременно по двум организациям: (продавцу и покупателю), то взаимная задолженность выводится отдельно в разделе Дебиторская задолженность и отдельно в разделе Кредиторская задолженность. Выручка, себестоимость и прибыль также суммируются по организациям

В случае наличия у организации обособленного подразделения, не выделенного на отдельный баланс, оно оформляется в программе как подразделение в справочнике Структура предприятия, и данные о его хозяйственной деятельности включаются в управленческий баланс всей организации.

В случае наличия у организации обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс, товар перемещается между головным подразделением и филиалом, при этом в регламентированном учете внутрихозяйственные расчеты отражаются с использованием  счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты». Для целей управленческого баланса внутрихозяйственные расчеты не учитываются. Поэтому, если сформировать управленческий баланс по филиалу или отдельно по головному подразделению, будет расхождение между активом и пассивом на сумму сальдо внутрихозяйственных расчетов.

Возможность детализации отчета Управленческий баланс по направлениям деятельности определяется функциональной опцией Финансовый результат по направлениям деятельности (меню НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат). При этом требуется настройка обособленного учета доходов и затрат в карточке элемента списка Направления деятельности. Как направления деятельности отображаются в балансе, будет рассмотрено ниже в пункте «Правила формирования отчетов». Подробнее прочитать про учет финансового результата по направлениям деятельности можно по ссылке:

Финансовый результат по направлениям деятельности.

В отчете Управленческий баланс данные по основным средствам выводятся за минусом амортизации по данным управленческого учета. Расчет амортизации по управленческому учету может отличаться от регламентированного учета. В системе поддерживается функциональность, которая определяет параметры амортизации объектов ОС для следующих видов учета: управленческого, бухгалтерского, налогового. Подробнее: Учет основных средств и объектов строительства.

Первоначальная стоимость объектов основных средств в управленческом балансе берется без НДС. При приобретении основных средств полная их стоимость с НДС относится на статью активов и пассивов Капитализация ОС. Документ Принятие к учету ОС переносит стоимость ОС со статьи Капитализация ОС на статью Основные средства без НДС и сумму НДС на статью Прибыли и убытки.

Данные по финансовой аренде у арендодателя отражаются в статье активов управленческого баланса «Инвестиции в аренду». При включении постатейных расходов в ЧИА (чистая инвестиция в аренду) сумма НДС относится на статью «Прибыли и убытки». Аналогично тому, как это происходит в документе Принятие к учету ОС.

В разделах документации приведено описание порядка ввода остатков:

■ для регламентированного и оперативного учета Ввод начальных остатков;

■ прочих активов и пассивов в управленческом учете Данные для управленческого учета.

Примечание

Работа с управленческим балансом

Отчет Управленческий баланс доступен в меню Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату – Управленческий баланс.

В случае если ранее управленческий баланс в информационной базе не велся, то для первичного заполнения данных необходимо однократно запустить обработку, которая вызывается в момент включения опции Формировать управленческий баланс (меню НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат).

Для отчета Управленческий баланс предусмотрены следующие варианты формирования:

■ Управленческий баланс – отчет выводится с детализацией по временным периодам (месяц, квартал, полугодие, год) с возможностью установить отбор по организациям и направлениям деятельности;

■ Управленческий баланс по организациям – отчет формируется с детализацией по организациям в целом за указанный период с возможностью установить отбор по направлениям деятельности;

■ Управленческий баланс по направлениям – отчет формируется с детализацией по направлениям деятельности в целом за указанный период с возможностью установить отбор по организациям.

Данные варианты можно выбрать по кнопке  в шапке отчета.

В шапке отчета можно установить период и периодичность вывода информации, выбрать необходимые направления деятельности и организации.

Возможно использование кнопки Настройки….

Используя Настройки… - Вид: Простой доступны следующие опции:

■ Выводить обороты по статьям – для статей активов/пассивов с установленным флагом Выводить обороты в управленческом балансе будут показаны все обороты за отчетный период.

■ Группировать по активам/пассивам – активные/пассивные статьи выводятся в разных секциях в зависимости от своего сальдо.

■ Валюта отчета – Управленческий баланс ведется в валюте управленческого учета. В настройках отчета Управленческий баланс есть выбор валюты, но это будет режим только пересчета управленческих сумм на дату составления отчета.

■ Подразделения – существует возможность отобрать данные по подразделениям. Для начала работы необходимо через подбор выбрать необходимые подразделения. Далее в окне Подразделение менять варианты выбора через проставление флагов. 

■ Дополнительно можно настроить, используя параметры Выводить заголовок для печати и Выводить фильтры.

Используя Вид: Расширенный доступны следующие опции:

■ Использовать фильтры.

■ Расширенно настраивать структуру отчета.

После формирования управленческого баланса есть возможность сформировать отчеты, расшифровывающие каждую его строку.

Примечание

Оборотно-сальдовая ведомость активов и пассивов

Для расшифровки показателей отчета Управленческий баланс предусмотрен отчет Оборотно-сальдовая ведомость активов и пассивов (меню Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату - Управленческий баланс). При помощи данного отчета детализируются имеющиеся остатки на начало и конец отчетного периода, а также обороты по статьям активов и пассивов до аналитики конкретной статьи (если по данной статье ведется аналитический учет).

Контроль баланса

Для выявления в управленческом балансе некорректных данных после закрытия месяца предназначен отчет Контроль баланса (меню Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату - Управленческий баланс). Отчет показывает документы, нарушающие баланс.

Контроль основан по принципу, что на момент построения отчета (после закрытия месяца) внутри документа-регистратора уже хранятся все управленческие движения по статьям активов и пассивов, обеспечивающие баланс по двойной записи (сумма всех приходов равна сумме всех расходов).

Проводки управленческого учета при этом формируются по статьям активов/пассивов по принципу "сложных проводок", то есть на один Расход (Кт) может быть несколько Приходов (Дт), либо наоборот.

Важно отметить, что если отчет Контроль баланса вызывается в качестве расшифровки по итоговой строке баланса, содержащей какую-то сумму, то отчет показывает данные за период отчета и может оказаться пустым, когда разрывы баланса были в предыдущих периодах. Отчет Управленческий баланс показывает остатки нарастающим итогом на конечную дату, а все расшифровки и показ оборотов – за указанный период. В этой ситуации нужно увеличить период для отчета.

Для анализа общих финансовых результатов предназначены отчеты в разделе Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату – Доходы и расходы:

● Доходы и расходы предприятия;

● Доходы и расходы организаций.

Отчеты Доходы и расходы предприятия и Доходы и расходы организаций позволяют проводить комплексный анализ всех доходов и расходов предприятия в разрезе статей.

Отчет Доходы и расходы предприятия формируется в валюте управленческого учета и отражает суммы доходов и расходов с учетом НДС и без внутригрупповых оборотов интеркампани по себестоимости.

Отчет Доходы и расходы организаций может быть сформирован в валюте управленческого или регламентированного учета и отражает суммы доходов и расходов без НДС.

Различие типов учетов:

Подробнее о разнице в управленческом учете предприятия и организаций см. доклад

«Возможности учета затрат и себестоимости для эффективного финансового учета предприятия».

Опционально (через настройку отчета) в отчеты Доходы и расходы предприятия и Доходы и расходы организаций могут выводиться разделы Запланированные продажи и Запланированные расходы.

В запланированных продажах показываются ожидаемые платежи по согласованным заказам клиентов и их предварительная себестоимость. Себестоимость берется по данным о складских остатках или предыдущих продажах аналогичного товара. Если товар продается впервые и еще не поступил на склад (не рассчитана его себестоимость), себестоимость не учитывается.

В запланированных расходах показываются ожидаемые расходы по заказам поставщикам на закупку услуг и расходы по заявкам на расходование денежных средств на прочие расходы. Документы Заказ поставщику и Заявка на расходование денежных средств учитываются во всех статусах, то есть учитываются несогласованные заказы и неутвержденные заявки.

В расширенных настройках отчета можно управлять отбором видами расходов, которые не показываются в отчете по умолчанию, т. к. по классификации относятся к активам, например, капитализация стоимости внеоборотных активов (аналог 08 счета в бухгалтерском учете).

Начисления и выплаты налогов, которые идут без корреспонденции с расходами в отчет Доходы и расходы не попадают.

Итоговая строка в отчете представляет собой разницу между суммой доходов и расходов, выводимых в отчет с учетом отборов. Этот итог, как финансовый результат за период по отчету Доходы и расходы предприятия, может не совпадать с оборотами (в режиме вывода оборотов) отчета Управленческий баланс по предопределенной статье Прибыли и убытки,  так как в баланс по этой статье выводятся все движения, включая корреспонденцию начислений с прочими активами и пассивами.

Результат распределение доходов и расходов по направлениям деятельности в закрытии месяца можно посмотреть в отчете Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату – Финансовые результаты.

Отчет предназначен для анализа финансовых результатов по направлениям деятельности с учетом иерархии статей доходов и расходов (показатели, уменьшающие прибыль - выводятся в скобках).

Отчет выводит результат распределения доходов и расходов по направлениям деятельности через способы распределения. См. подробнее Финансовый результат по направлениям деятельности.